Privacy statement contact met de Infolijn

Dit privacy statement gaat over de verwerking van jouw persoonsgegevens indien je telefonisch, per chat of e-mail contact opneemt met de informatie-en adviesdienst voor slachtoffers van geweld in de jeugdzorg, hierna Infolijn genoemd. De Infolijn doet zijn best om jouw privacy zo goed mogelijk te beschermen. Jouw persoonsgegevens worden door de Infolijn verwerkt zoals dit is toegestaan op grond van de wet.

In dit privacy statement hebben we op een rij gezet hoe jouw persoonsgegevens verwerkt worden en welke rechten je hebt in dat kader.

De Infolijn is onderdeel van het Trimbos-instituut, gevestigd aan de Da Costakade 45, 3521 VS Utrecht, E-mail: [email protected], Telefoon: 030-2971100

Als je gebruik maakt van de Infolijn, geef je toestemming voor het gebruik van je gegevens volgens dit privacy statement.

Wat zijn persoonsgegevens?
Een persoonsgegeven is alle informatie die jou als persoon (direct of indirect) kan identificeren, zoals je naam, IP adres, e-mailadres of telefoonnummer.

1. Welke persoonsgegevens gebruikt de Infolijn?

De telefoondienst van de Infolijn gebruikt in principe de volgende gegevens:

Gegevens om het contact mogelijk te maken

Als je ons belt verkrijgen we automatisch jouw telefoonnummer in onze systemen (tenzij je zonder nummerweergave belt), als je met ons chat je IP-adres. Als je ons mailt zullen wij het e-mailadres zien waarmee je e-mailt.

Zelf doorgegeven gegevens

Tijdens het (chat)gesprek of e-mailcontact met de Infolijn kan je persoonsgegevens over jezelf, maar ook over anderen vertellen. Ook in een e-mail kun je dit doen. Je kiest natuurlijk zelf of je je naam zegt en wat je vertelt.

Contactregistratie

Van elk telefoongesprek, chatbericht of e-mail wordt een registratie gedaan door een medewerker van de Infolijn. De medewerker registreert daarbij: de datum en tijdstip van het contact, eventueel de duur van het contact, relevante aspecten van het gespreksonderwerp en als je dit hebt doorgegeven wat je geslacht en je leeftijd zijn.

• Waarvoor gebruikt de Infolijn jouw persoonsgegevens? (doeleinden)

Gegevens om het contact mogelijk te maken

Deze gegevens gebruiken wij om het gesprek met jou goed te kunnen voeren en om nog contact op te kunnen nemen als dat nodig is. Als je ons een vraagt stelt via e-mail gebruiken we dus jouw e-mailadres om je een antwoord te sturen. Jouw telefoonnummer gebruiken we om je terug te bellen. Dit doen we alleen als dat nodig is en in overleg met jou. Jouw IP adres gebruiken we om de chat technisch mogelijk te maken.

Zelf doorgegeven gegevens

Tijdens het (chat)gesprek of e-mailcontact met de Infolijn kan je persoonsgegevens over jezelf, maar ook over anderen vertellen. Deze gegevens gebruiken we om de informatie- en adviesdienst mogelijk te maken en jou dus zo goed mogelijk te kunnen voorlichten. 

Contactregistratie

Met de contactregistratie houden wij bijvoorbeeld bij hoeveel telefoongesprekken wij hebben gevoerd en waar deze over zijn gegaan. Deze registraties worden (geanonimiseerd) gebruikt voor wetenschappelijke en statistische doeleinden. Ook worden anonieme rapportages en een jaarbericht gemaakt op basis van de registraties.

• Wie kan er bij de gegevens?

Contact met de Infolijn is vertrouwelijk, welk medium ook gebruikt wordt. Dat betekent dat alleen de medewerkers van de Infolijn ze in kunnen zien en ook dat zij er niet met anderen over praten. De medewerkers van de Infolijn zijn gebonden aan geheimhouding.

• Met wie deelt de Infolijn persoonsgegevens?

1. Medewerkers van de Infolijn luisteren soms met elkaar mee tijdens een gesprek voor functioneringsdoeleinden en deskundigheidsbevordering.

• Ook maken wij voor gebruik van een klantcontactcentrum en een telefoniedienst. Met deze partijen hebben wij afspraken gemaakt over de beveiliging en geheimhouding.

• Alleen onder bijzondere omstandigheden kunnen persoonsgegevens aan derden verstrekt worden, zoals de politie of een medische dienst. Dit is het geval als het moet op basis van een wet of als je er een levensbedreigende situatie is.

•  Bewaartermijnen

Hoe lang bewaart de Infolijn jouw persoonsgegevens?

We bewaren alle gegevens voor de duur van het project van het Centraal Informatie- en Expertisepunt (tot 31-12-2023), of zoveel langer als het project loopt.

• Beveiliging van persoonsgegevens

Wij hebben technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door onbevoegden. Zo hebben wij bijvoorbeeld een beleid op het gebied van het signaleren en opvolgen van eventuele datalekken en beveiligingsincidenten.

• Wat zijn jouw rechten?

Je mag contact opnemen met de Infolijn als je je toestemming wilt intrekken. Ook mag je de Infolijn vragen om:

· te laten zien welke gegevens wij van jou hebben,

· jouw persoonsgegevens te laten verwijderen;

· bezwaar aan te tekenen tegen het gebruiken van jouw persoonsgegevens;

· de verwerking en overdracht van jouw persoonsgegevens te beperken; 

· jouw persoonsgegevens door te geven aan jou of aan een derde.

Deze rechten zijn niet absoluut en hangen af van de omstandigheden. De Infolijn zal jouw vraag bekijken en je zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen één maand, laten weten wat we met jouw vraag zullen doen. Deze termijn kan de Infolijn met twee maanden verlengen als jouw vraag heel moeilijk is of als we heel veel vragen krijgen. Wij zullen dit dan laten weten. Wij kunnen je ook vragen om aanvullende gegevens te verstrekken om vast te stellen dat je daadwerkelijk de persoon bent die in onze bestanden staat.

• Vragen of klachten?

Vragen? Indien je vragen hebt over dit privacy statement of gebruik wilt maken van je rechten dan kun je een mail sturen naar [email protected]  onder vermelding van “privacy”.

Daarnaast mag je altijd een klacht indienen bij de functionaris gegevensbescherming van het Trimbos-instituut via [email protected] of bij de Autoriteit Persoonsgegevens.